Kako su milijuni otišli u vjetar / Bljesak.info

Tekst članka se nastavlja ispod banera

Iako je još 2006. godine donesena strategija kojom je planirano uspostavljanje sustava upravljanja dokumentima i na to do sada potrošeno 5,5 milijuna KM, taj sustav do danas nije zaživio u institucijama BiH i samo 27 od ukupno 73 institucije BiH započelo je taj posao, objavile su Nezavisne novine.

Ovo se, između ostalog, navodi u reviziji učinka na temu “Elektronsko upravljanje dokumentima u institucijama BiH”, koju je uradio Ured za reviziju institucija BiH.

iStock / 

Uspostavljanje sustava upravljanja dokumentima preduvjet je za digitalizaciju i e-upravu, a ako se nastavi ovim tempom, BiH će tek za 22 godine stvoriti uvjete da iskorači u ovoj oblasti.

Ništa nije uvezano

Ono što posebno zabrinjava, a što su naveli revizori, jeste da sustavi upravljanja dokumentima koji su uvedeni u pojedine institucije nisu interoperabilni, odnosno nisu postavljeni na isti način, zbog čega je pitanje mogu li se uopće uvezati među sobom.

“Većina institucija BiH prilikom nabavke sustava upravljanja dokumentima nije iskazivala zahtjev za interoperabilnost, otvorenost za integraciju ili povezivanje s drugim informacijskim sustavom”, naveli su revizori.

Revizori su istaknuli i to da se usvajanjem Strategije reforme javne uprave u BiH 2006. godine Vijeće ministara BiH opredijelio za jednoobraznu uspostavu sustava upravljanja dokumentima te da je od toga prošlo 15 godina i da je još neizvjesno kada će taj sustav biti uspostavljen u drugim institucijama.

“Poseban izazov će biti povezivanje sustava upravljanja dokumentima u cilju razmjene podataka i informacija iz razloga što ovi sistemi treba da budu standardizirani”, naglasili su revizori.

Propuštene uštede

Inače, sustav upravljanja dokumentima je osnova za poslovanje bez papira i taj sistem kontrolira “životni ciklus” dokumenta u organizacijama od kreiranja, uređivanja, ispravljanja, praćenja i arhiviranja. Također, sustav omogućuje efikasno poslovanje, upravljanje i kontrolu nad predmetima, uključujući i automatizaciju zaprimanja dokumenta te u krajnjem slučaju povećava produktivnost i efikasnost organizacije i doprinosi uštedi vremena i troškova.

“Nepoznati su podaci kolika je vrijednost interno razvijenih softvera. Raspon vrijednosti nabavljenih sistema upravljanja dokumentima se kreće od 5.000 do 2,5 milijuna KM”, piše u reviziji učinka, koja je procijenila da je do sada potrošeno više od 5,5 milijuna KM na taj projekt, koji nije doveden do kraja.

Kada je riječ o troškovima, zbog neuspostavljanja sustava propuštena je i prilika da se ostvare uštede, a kako je istaknuto, “tri institucije su iz proračuna izdvojile oko 380.000 KM zato što nije realiziran projekt ‘Sistemi za upravljanje dokumentima'”.